Sí, automatizar todo es lo primero que viene a la mente cuando se piensa en mejorar y simplificar los procesos, integrar procesos internos, ahorrar tiempo y dinero a través de los sistemas de información. Para ello debemos partir del principio que todo proceso puede automatizarse.
La palabra automatización proviene de la palabra griega automatos, que significa “semejante a la forma en que tu mente trabaja” o actuación propia. Automatización es el uso de una máquina o mecanismo diseñado para seguir un patrón determinado y una secuencia repetitiva de operaciones respondiendo a instrucciones predeterminadas, sustituyendo el esfuerzo físico humano o la rutina por la observación o toma de decisiones. En nuestro caso, cuando hablamos de automatización nos referimos a la automatización del proceso de flujo de la información a través de la utilización de sistemas de información (programas o software).
Pero… qué debemos automatizar? Por dónde empezar?
La decisión de qué automatizar y cómo hacerlo debe basarse en un estudio profundo de las necesidades reales que se tienen. Es decir, es realmente prioritario sustituir de forma casi inmediata gran parte de los procesos por un sistema de software? Conocemos claramente lo que esperamos de esa automatización?
Incursionar en un proceso de automatización total requiere una revisión exhaustiva de las necesidades a fin de estar en la capacidad de definir satisfactoriamente lo que se desea. Adicionalmente, debe llevarse a cabo una comparación de los costos que esto implicaría: nos conviene ir poco a poco, adquirir un sistema que cubra nuestras necesidades principales y adaptarnos nosotros a ellas o desarrollar una aplicación a la medida que responda a cabalidad con nuestros requerimientos.
El desarrollo de software ha crecido en los últimos años, las nuevas tecnologías, internet y la velocidad de los mercados amplían la complejidad del desarrollo de software. Cada día se requieren más y mejores programas (software) para mantener o elevar la competitividad, bajar los costos, aumentar las ventas, aumentar la productividad y contar con la información a tiempo para la toma de decisiones.Por último y para concluir es muy importante tener claras las necesidades reales y cuáles son los objetivos y beneficios de una automatización, a fin de poder orientar los esfuerzos en dicha dirección y así evitar que los recursos y los esfuerzos, se dispersen en el intento.
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